Munkaidő-mérés, ami nem megfigyelés

Amikor elmondom, hogy a KlipTrack a telefon helyadataiból rögzíti a munkaidőt, az első reakció szinte mindig ugyanaz: „Szóval a főnök látja, merre járok?” Jogos kérdés. A nyomvonalát nem látja, és ez az első naptól így van tervezve.

Egy munkaidő-nyilvántartó rendszernek két félnek kell megfelelnie. A munkáltatónak pontos és vitathatatlan adat kell arról, ki mennyit dolgozott. A dolgozónak pedig az kell, hogy ez ne csússzon át megfigyelésbe. A kettő nem zárja ki egymást, ha a rendszer a tervezésnél dönt helyesen, és nem utólag próbálja elrejteni azt, amit már összegyűjtött.

Öt döntés, ami a különbséget adja

1. Csak munkaidőben mér. A telefon a beállított munkaidő-ablakon belül rögzít, azon kívül nem. Ez az ablak kollégánként és naponként is lehet más: irodai napon más órák érvényesek, egy-egy napra külön munkaidő adható meg. Ugyanezt a szabályt követi a telefon, a szerver és a riport, így nincs olyan, hogy valamit rögzítünk, amit aztán „csak nem mutatunk”.

2. Céges telefon. A rendszer a cég munkaeszközére épül. Nem kell a dolgozó saját telefonjára semmit telepíteni, és nem keveredik a magánélet a munkával.

3. Jelenlétet mutat, nem nyomvonalat. Az irodai felületen az látszik, hogy valaki mikor érkezett egy helyszínre, mikor távozott, és hány órát töltött ott. Útvonalat, térképen húzott vonalat a munkáltató nem kap. A pontos helyadatok a szerveren maradnak, és csak a jelenlét kiszámolására szolgálnak. Két kapcsolható modul mutat aktuális helyzetet: egy falra tehető élő térkép, ami a pozíciót nagyjából 270 méteres rácsra kerekíti, és egy egyszeri helyzetlekérés. Mindkettő alapból ki van kapcsolva, és ha egy cég bekapcsolja, azt a kollégáknak is tudniuk kell.

4. A mérés és az állítás külön marad. Ha valaki utólag jelzi, hogy tovább dolgozott, mint amit a telefon mért (mert például egy pincében nem volt jel), azt korrekcióként rögzíti a rendszer. A jóváhagyott korrekció beleszámít a fizetendő órákba, de a mért idő és a korrekció külön, felcímkézve látszik. Vita esetén mindkét fél ugyanarra a táblázatra néz.

5. Törlésnél az órák megmaradnak, a helyadatok nem. Ha egy volt kolléga kéri az adatai törlését, a helyadatai törlődnek. A ledolgozott órái viszont lezárt archívumban megmaradnak, mert azokat a munkáltatónak jogszabály szerint meg kell őriznie.

Hogyan válaszolunk arra, hogy „ott volt-e”?

Nemrég egy kolléga telefonja a Balatonnál egy helyszínen bő fél órára elérhetetlenné vált. Az irodában azt látták, hogy „nem elérhető”, és felmerült a kérdés: elment, vagy ott maradt? A vezetőség azt kérte, nézzük meg a teljes nyomvonalat.

A teljes nyomvonalat nem adtam ki, mégis pontos választ tudtunk adni. A szerveren kiszámoltam minden mérésre, hogy milyen messze volt a legközelebbi helyszíntől, és mennyit mozdult az előző méréshez képest. Koordináta nem hagyta el a szervert. Ebből kiderült, hogy a kolléga végig a helyszín körzetén belül volt, a telefonja a kiesés alatt is mért, csak nem volt térereje, és amikor újra lett kapcsolat, minden mérés megérkezett. A válasz így néhány mondat lett: mikor indult, mikor érkezett, mikor távozott, és hogy közben nem hagyta el a helyszínt.

A legtöbb kérdésre úgy is meg lehet válaszolni, hogy senki nem kap meg egy teljes napi mozgást.

A megbízhatóság a dolgozót is védi

Az adatvédelem nem azt jelenti, hogy a rendszer naiv. Ha egy telefon hamis helyadatot ad (Androidon erre vannak alkalmazások), azt a telefon maga jelzi. A KlipTrack az ilyen méréseket rögzíti, de jelenlétnek soha nem számolja, és az irodai felületen jelzi. Ha a telefon órája eltér a szerverétől, az is naplózódik. Ha a telefon energiatakarékos módba kerül, és emiatt késnek a mérések, arról is szól a rendszer.

Ez a dolgozót is védi. A fenti esetben épp a pontos mérések bizonyították, hogy a kolléga végig ott volt, ahol lennie kellett. Egy kézzel vezetett jelenléti ív ezt nem tudta volna megtenni.

A szerveren is szabályok vannak

Amikor egy hibát kell kivizsgálnom, a szerverhez csak olvasási joggal nyúlok, és a nyers helyadatokat alapesetben nem kérdezem le. Számlálást, időpontokat, állapotokat, távolságokat igen, mert ennyi kell a hibakereséshez. Ezt a szabályt magamra is írásban rögzítettem. Az adatvédelem nem csak arról szól, mit lát a munkáltató, hanem arról is, mit lát az, aki a rendszert üzemelteti.

Ha munkaidő-nyilvántartást vezetnél be helyadatokkal

• Tájékoztasd előre a kollégákat írásban, mit mér a rendszer, mikor, és ki látja.
• Csak munkaidőben és céges eszközön mérj.
• Kérdezd meg a szállítót: látja-e a munkáltató a nyomvonalat, és mi történik törlési kérésnél?
• Ha van üzemi tanács vagy munkavállalói képviselő, vond be az elején.

Ez nem jogi tanács. A konkrét kötelezettségeket érdemes adatvédelmi szakemberrel vagy jogásszal átnézetni.

A következő részben arról írok, hogyan marad megbízható a mérés, amikor a telefon gyártója le akarja állítani az appot: Harc az akkumulátor-spórolással.